Laat ik het geheim maar meteen verklappen: een goede boekhoudroutine. Eerlijk gezegd krijg ik de kriebels van het woord routine. Wil iemand mij dit aanpraten dan voel ik al snel een puberale weerstand opkomen. Ik snap het dus echt he-le-maal als jij dit, nu je dit leest, ook hebt. Wellicht heb je dat sowieso al als het om de boekhouding gaat.

En juist dan, juist dan gaat het werken. Want min x min = plus. Dus saai x saai = leuk. Sorry, ik houd nu eenmaal wel van rekenen 😉

In deze blog neem ik je mee in de noodzaak van een routine om zo grip te houden op je boekhouding, een paar verplichte onderdelen en geef ik je een paar handige tips.

Wat ik dus wil zeggen is dat een routine voor een saai werkje, zorgt voor een top resultaat. Waardoor uiteindelijk dat saaie werkje niet meer saai is maar leuk, je krijgt er zin in!

Het zorgt er namelijk voor dat je steeds zekerder wordt in wat je doet, dat je sneller klaar bent, dat alle kwartjes steeds op tijd op hun plaats vallen en je altijd up-to-date inzicht in jouw cijfers hebt. En ook dat, mocht je om wat voor reden dan ook je routine tijdelijk staken, je het daarna in no-time weer opgepakt en bijgewerkt hebt.

Maar waar start je met een routine? Je verdeelt jouw boekhoudtaken onder in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, per kwartaal en jaarlijkse momenten. Die momenten vormen jouw routine. 

Ik heb met onderstaand schema al een beginnetje voor je gemaakt. Hang dit boven je bed (of bureau..) en plan wat tijd in in je agenda. Doe dit wel op vaste momenten, dan weet je zeker dat je je eraan houdt. Leuk kleurtje – ik ben gek op markeerstiften en heb er misschien wel 30 – of stickertje erbij voor de motivatie en aan de slag! 

Dagelijks:

• bonnetjes en inkoopfacturen naar boekhoudprogramma sturen en/of in map (fysiek/computer) opbergen. 
• verkoopfacturen maken en versturen. 

Meer weten over hoe je systematisch je bonnetjes kunt opbergen en bewaren? Lees hier het artikel!

Wekelijks:

• inboeken van inkoopfacturen en bonnen
• eventuele koppelingen (met webshop, mollie etc.) controleren
• banktransacties koppelen aan in- en verkoopfacturen
• te lang openstaande verkoopfacturen herinneren
• inkoopfacturen betalen

Maandelijks:

• balans checken
• openstaande punten nalopen
• cijfers evalueren en analyseren
• blik op volgende maand
• btw checken
• reflecteren en doelen stellen

Kwartaal

• btw-aangifte
• cijfers evalueren en analyseren
• doelen volgende kwartaal

Jaarlijks

• jaarafsluiting en -rekening opstellen. Dit is echter niet voor elke ondernemer verplicht, wel aan te raden! Waarom? Dat deel ik volgende maand wanneer we samen naar de jaarafsluiting gaan toewerken. 

Best nog een waslijst aan taken hoor ik je denken. Maar, hallo digitaal tijdperk! Veel van bovenstaande taken zijn handig te automatiseren of simpel bij te houden met programma’s zoals MoneyMonk en e-boekhouden.nl. 

Het fijne aan een boekhoudprogramma is dat je al jouw waardevolle informatie op een plek hebt. Zo kun je vaak ook offertes en overeenkomsten hierin opstellen en bewaren. 

En het onderdeel reflecteren en doelen stellen, iets dat maandelijks en per kwartaal terugkomt, zou ik lekker in een mooi boekje schrijven. Zie het als een soort dagboek. Dat maakt het extra leuk om bij te houden. 

Vervang die schoenendoos met bonnetjes dus gauw voor een handig boekhoudprogramma en koop een mooi boekje waar jij je doelen in gaat bijhouden en evalueren. 

Niet te vergeten: hang er ook beloningen aan! Voor die taakjes – die uiteindelijk superleuk worden – mag je jezelf ook echt wel belonen, dat maakt het extra leuk om bij te houden. Dus, wekelijkse check gedaan? Top! Benen omhoog, kaarsje aan, boek erbij en tijd om te relaxen.

Geef jij je over aan de routine? Dan zorg ik ervoor dat ik het makkelijk voor je gaan maken. Krijg je boekhouding makkelijk uitgelegd door middel van een van mijn memberships. Dan kun je mij tijdens jouw LEUKE routine altijd vragen stellen, weet ik zeker dat je niet zult afhaken. 

Liever maandelijkse begeleiding bij het bijhouden van je administratie & het indienen van de BTW aangifte? Misschien is het membership Follow Your Money wat voor jou!