Zorg dat er in de boekingen geen losse eindjes zitten. Is echt alles ingeboekt? Het gebeurt maar al te vaak dat er nog ergens een banktransactie ongeboekt is. Of dat een uitgaande factuur wel op ‘betaald’ staat maar er geen betaling aan gekoppeld zit. Check dit dus goed!

Als je naar je winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening genoemd) kijkt, zie je daar alle omzet- en kostencategorieën waarop dat betreffende jaar is geboekt. Ga hier eens kritisch doorheen.

Je vindt de boekingen in de meeste boekhoudsoftware door op het bedrag bij de categorie, ook wel rubriek of grootboekrekening genoemd, te klikken. Je kunt dit simpel wijzigen.

Dit doe je niet zozeer voor de Belastingdienst maar wel voor je eigen inzicht. Zorg hierbij meteen dat gedeeltelijk aftrekbare kosten, zoals voor lunch en diner, op een aparte rubriek staan. Zo zijn ze gemakkelijk op te nemen in de aangifte inkomstenbelasting. Dit scheel jezelf, of je boekhouder tijd en jou dus geld.

Heb je een mobiele telefoon die je zowel privé als zakelijk gebruikt en betaal je deze privé? Waarschijnlijk kun je dan een deel van deze kosten ook zakelijk inboeken. 

Maar check ook je privé bankrekening eens. Zijn er dingen die je al dan niet per ongeluk privé hebt betaald in plaats van via de zakelijke bankrekening? Zorg dan dat de inkoopfacturen of bonnetjes wel als kosten in zijn geboekt.

Een belangrijke is ook de creditcard en Paypal. Veel software abonnementen en social advertising wordt via deze kanalen betaald en worden daardoor nogal eens vergeten in de boekhouding. Dat zorgt ervoor dat je op papier meer winst hebt en dus meer inkomstenbelasting betaalt! 

Rijd jij zakelijke kilometers in je privé auto? Ik hoop dan dat je deze kilometers bijhoudt! Dan kun je ze voor € 0,19 per gereden kilometer inboeken als kosten.

Heb je ze niet bijgehouden maar schrijf je wel altijd je afspraken in je agenda? Dan kan je aan de hand daarvan berekenen hoeveel kilometers je hebt gereden. Doe dit wel zorgvuldig. Je hoeft geen sluitende rittenadministratie te hebben, maar je moet in redelijkheid wel kunnen aantonen dat de kilometers die je opvoert ook daadwerkelijk gereden zijn.

Goed om te weten deze ‘vergoeding’ is in 2023 € 0,21 en in 2024 € 0,23.

Grote kans dat jij niet zo vaak op je balans kijkt. Het is echter één van de belangrijkste items voor je aangifte inkomstenbelasting. Alles wat je doet in je boekhouding leidt tot een wijziging ofwel de balans ofwel de resultatenrekening ofwel beide.

Deze twee samen vormen dus het slotstuk van je boekhouding, dit is waar je het allemaal voor doet. De balans is een overzicht van je bezittingen en schulden op een bepaald moment. De balans die je in in je aangifte moet weergeven is de balans per 31 december. De meeste posten op de balans zijn goed zelf te controleren.

Op bedrijfsmiddelen, spullen die je voor je onderneming gebruikt en duurder zijn dan € 450,- (zoals een laptop of smartphone) schrijf je af. Normaal gesproken is dat 20% per kalenderjaar.

Verschillende programma’s gaan hier verschillend mee om: de ene doet het automatisch na inboeken van het bedrijfsmiddel, bij de ander stel je zelf in dat het automatisch iedere maand een deel wordt afgeschreven en bij de minst geautomatisteerde boekhoudingen voer je de afschrijving 1 keer per jaar met boekdatum 31 december in.

Je moet er hoe dan ook voor zorgen dat op de balans van 31 december je bedrijfsmiddelen staan voor de aanschafwaarde min de afschrijving tot aan dat moment. Wanneer je dat daadwerkelijk inboekt maakt niet uit. Je kan dit dus ook in januari of februari nog doen, als je de boekdatum maar aanpast naar 31 december.

Op je balans staan zoals gezegd je schulden en je bezittingen. Verkoop je fysieke producten? Dan hoort je voorraad dus ook op de balans. Deze dien je dus daadwerkelijk te tellen op 31 december, of tussen 31 december en de eerstvolgende verkoopdag in. Op je balans staat in de meeste gevallen de voorraad tegen inkoopwaarde.

Op je balans staan je bezittingen, dus ook hoeveel zakelijk geld je hebt. Dit kan geld op een betaalrekening, op een spaarrekening, in kas etc. zijn. Zorg dat deze saldi kloppen. 

Dit is vrij gemakkelijk na te gaan, zeker zodra je jaaroverzichten van de bank binnen hebt. Daar staat zowel je saldo per 1 januari als per 31 december op, dat kan je eenvoudigweg naast je balans leggen. Mogelijk ontbreken er nog rekeningen, dit zien we nogal eens gebeuren bij spaarrekeningen of wanneer er Profit First of een ander potjessysteem wordt gebruikt.

Iedere zakelijke bankrekening hoort op je balans thuis! Als het eindsaldo niet klopt, ga dan na of het beginsaldo wel klopt. Als dat het geval is, zul je moeten gaan spitten waar het verschil in zit. Gaat het om een paar cent? Dan hoef je die moeite niet te doen.

De rubriek kruisposten wordt onder andere gebruikt om transacties over en weer op de zakelijke rekeningen in te boeken. Wanneer alles geboekt is, hoort deze rubriek altijd op nul te staan, je ziet deze dan niet op je balans. Staat deze er wel, dan moet je alsnog zorgen dat deze op nul terecht komt door het verschil op te sporen.

Zelf doe ik dit meestal door alle mutaties op deze rubriek te exporteren naar excel en daarin alles tegen elkaar weg te strepen. Zo zie je vanzelf wat er over blijft. Dit kan een hele klus zijn. Het is dus handig dit gedurende het lopende jaar al goed in de gaten te houden, dat scheelt je een hoop werk.

Heb je nog inkoopfacturen te betalen? Dan staan deze op je balans onder de rubriek crediteuren. Heb je zelf nog uitgaande facturen die betaald moeten worden door klanten? Dan staan deze op de rubriek debiteuren.

Rond de jaarovergang, heb je nog meer overlopende posten. Bijvoorbeeld je telefoonrekening die je achteraf betaalt. Je krijgt de factuur over de periode december pas in januari. Op 31 december heb je dus nog helemaal geen factuur gehad, maar toch komt deze kostenpost op de balans als ‘nog te ontvangen factuur’. De kosten horen namelijk wel degelijk tot het af te sluiten jaar.

Voor je omzet en kosten geldt voor de inkomstenbelasting: de periode dat het goed of de dienst geleverd wordt is leidend. Dit in tegenstelling tot de btw, waarbij de factuurdatum leidend is. Niet in ieder programma kun je een leverdatum/-periode kiezen afwijkend van de factuurdatum. Dan zul je hier handmatig correcties voor moeten maken.

Voor de BTW fungeer jij voor de Belastingdienst als doorgeefluik. Dat betekent dat, wanneer jij meer btw betaald hebt aan derden dan dat jij van je klanten ontvangen hebt, je een vordering hebt op de Belastingdienst op 31 december, ook al heb jij dan nog geen aangifte gedaan: de Belastingdienst is jou geld schuldig.

Heb jij meer btw ontvangen dan dat je betaalt hebt, en moet je dit dus aan de Belastingdienst afdragen? Dan staat dit saldo als schuld op de balans.

Logischerwijs, komt het bedrag op je eindbalans ongeveer overeen met het bedrag dat uiteindelijk op je btw-aangifte van kwartaal 4 staat. Is dit niet het geval dan is waarschijnlijk de btw-afdracht (of teruggave) een keer verkeerd weg geboekt. Het is ook mogelijk dat er eerder in het jaar fouten zijn gemaakt in de btw, die nog gecorrigeerd moeten worden.

Bovenstaand is allemaal van belang voor het afsluiten van je boekhoudkundig jaar. Wanneer dat allemaal gedaan is, kan je op de ‘jaar afsluit knop’ van jouw programma klikken. Maar er zijn nog een aantal belangrijke belastingbesparende punten die wat mij betreft ook bij de voorbereidende werkzaamheden van het jaar afsluiten horen: urenregistratie, KIA en FOR.

Het aantal uren dat jij werkt aan je onderneming is ontzettend belangrijk. Is dit meer dan 1225 uur, dan heb je recht op zelfstandigenaftrek, in sommige gevallen aangevuld met startersafrek. Dit kan je duizenden euro’s aan belasting schelen. Goed om in november/december vast te checken hoe je er voor staat dus.

Nog iets om in november/december te checken en waar je nog echt invloed op hebt ook: heb jij dit jaar in meer dan € 2400,- aan bedrijfsmiddelen geïnvesteerd? Grote kans dat je dan in aanmerking komt voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, ofwel de KIA.

Dit is een extra korting op je inkomstenbelasting. 28% Van het totale investeringsbedrag mag je dan namelijk extra van je winst aftrekken. Dit verwerk je overigens niet in je boekhouding, alleen in de aangifte zelf. 

Voordelig je pensioen opbouwen? Maak dan gebruik van de FOR of de jaarruimte. 

FOR staat voor Fiscale Oudedags Reserve en kan in 2022 voor het laatst gebruikt worden. Je zet hierbij een deel van je winst apart, als reserve. Dit hoef je echter niet daadwerkelijk op een bankrekening o.i.d. te doen, je doet dit puur op de balans. Het zorgt ervoor dat je nu minder belasting hoeft te betalen. Op het moment dat deze FOR vervalt, betaal je er alsnog belasting over.

De jaarruimte blijft bestaan. Deze is er voor iedereen die om wat voor reden dan ook, niet genoeg pensioen opbouwt vanuit een werkgever. Het bedrag dat jij in je jaarruimte hebt, is afhankelijk van je inkomen. Dit verwerk je niet in je boekhouding, het is een apart onderdeel in je aangifte. Let wel op, je hebt dit bedrag niet vrij te besteden maar moet het gebruiken voor opbouw in een lijfrente, zoals via Brand New Day of Bright Pensioen.

De jaarruimte is een aftrekpost, over dit gedeelte hoef je dus geen inkomstenbelasting te betalen. Op het moment dat de lijfrente wordt uitgekeerd betaal je er wel belasting over. De kans is echter groot, dat je dan een lager tarief betaald. Dit is dus een fiscaal aftrekpostmanier waarbij je ook daadwerkelijk pensioen moet opbouwen, dit in tegenstelling tot de FOR.