Het kwartaal is afgelopen, tijd voor BTW-aangifte. Ieder kwartaal loop ik tientallen boekhoudingen na, en ieder kwartaal zie ik dezelfde fouten of vragen terugkomen. Van vragen als ‘ik heb geen bonnetje meer, wat nu met de BTW?’ tot ‘hoe werkt het nou met reiskosten en BTW’? En wist je dat je vaak onbewust ook handelt met het buitenland? Dan moet je BTW gaan verleggen! Ook mijn favoriete onderwerp, eten en drinken, komt veelvuldig aan de orde.

Aan de hand van 4 simpele zaken die vaak misgaan, leg ik je snel en eenvoudig uit hoe jij dit voorkomt. Uiteraard in begrijpelijke taal, want daar houd ik van. Veel succes met jouw BTW-aangifte! 

Geen bon, geen BTW aftrek

Geen bon of factuur waar de BTW op staat gespecificeerd? Dan kun je helaas geen BTW aftrekken. Zo laat je dus geld liggen omdat je administratie niet op orde is. Ik zorg dan ook altijd dat mijn zakelijke bonnetjes een stuk netter opgeruimd zijn dan mijn privé bende. Prop ze dus niet in je portemonnee, maar gebruik er speciaal een zakje, mapje of tasje voor. 

Check ook altijd de BTW die je aan je klanten rekent! Zorg dat het klopt en correct wordt weergegeven op de factuur. Een goed boekhoudprogramma kan je hier een handje bij helpen. 

Eten en drinken

Niets zo fijn als even buiten de deur werken op je laptop, heerlijk in een lunchcafé met goede bak koffie. Deze lunchtent wordt al gauw je favoriete plek en je neemt je klanten of zakenrelaties er mee naartoe. En wat doe je dan met het bonnetje van de koffie of lunch? Ik som het hieronder voor je op. 

BTW is NIET aftrekbaar als:

• het eten en drinken wordt genuttigd in een horecagelegenheid.
• een cateraar het eten en drinken verzorgt in een ruimte die speciaal daarvoor is ingericht (afgehuurde zaal of een partytent).

BTW is WEL aftrekbaar als:

• je eten of drinken koopt als relatiegeschenk; denk aan een doosje bonbons of een fruitmand. Let op! hier geldt wel een drempelbedrag van € 227,- exclusief BTW per ontvanger. Dus als je aan 1 zakenrelatie voor meer dan € 227,- aan geschenken geeft in een jaar (dan is het overigens wel een hele aardige zakenrelatie), dan is de BTW op de geschenken voor die persoon in het geheel niet aftrekbaar. 
• je boodschappen doet omdat een klant naar jou komt, op je kantoor of thuis. De BTW op je dagelijkse boodschappen natuurlijk niet, ook niet als het gaat om boodschappen ‘onder werktijd’ (zou fijn zijn met die hoge boodschap kosten van tegenwoordig).

Dus, De BTW van de lunch, koffie of wat dan ook in deze gezellige lunchtent is NIET aftrekbaar. Of het nu met of zonder klant is. 

Daarentegen is een lekkere lunch (of koffie, taart, you name it) die je samen met je klant bij jou of in jouw kantoor op eet, WEL aftrekbaar. 

Laten we het zo onthouden:

Koffie thuis = aftrekbaar

Koffiehuis = niet aftrekbaar

Snap je het nog? Zolang je maar onthoud: BTW in de horeca is NOOIT aftrekbaar. 

Internationale boekingen zonder dat je het weet

BTW verleggen vindt plaats bij internationale boekingen. Nu denk jij misschien dat je niets te maken hebt met internationale boekingen, je klanten zitten tenslotte alleen in Nederland. Maar als je ooit geadverteerd hebt via Facebook of Google of een programma gebruikt zoals Zoom, krijg je een factuur uit het buitenland. En als jij daar als zakelijke klant staat geregistreerd, dan is de BTW verlegd. 

Het factuurbedrag dat je ontvangt is een bedrag zonder BTW, in het land van herkomst is er nog geen BTW over berekend, deze plicht is naar jou verlegd. 

Dus, wat moet je ermee doen?

Je moet de BTW in Nederland aangeven en betalen. Je gebruikt hiervoor het tarief dat in Nederland geldt voor het soort product/dienst dat je hebt afgenomen, vaak 21% dus. Dit geef je aan in rubriek 4 in je aangifte, hier kom je vanzelf als je door je BTW-aangifte heen loopt. Daarnaast geef je het ook aan in rubriek 5b, de voorbelasting. In dezelfde aangifte waar je eerst het bedrag invult als te betalen, ontvang je het dus weer terug in de voorbelasting. Per saldo betaal je dus niets, je moet het alleen wel opgeven! 

LET OP! Als jij geen BTW-nummer doorgeeft aan de leverancier, kan en mag deze de BTW niet naar jou verleggen. Er komt dan een buitenlandse BTW op de factuur. Deze is niet, of moeilijk, terug te vragen in Nederland. Zonde dus.

Reiskosten volledig aftrekbaar?

En dan nog de reiskosten, op het eerste oog een heel eenvoudige. Eenvoudig is het ook, maar er zijn een hele hoop afhankelijkheden. Ga je bijvoorbeeld met het openbaar vervoer of met de auto? En is deze auto van jou privé, huur je deze of staat deze op de zaak?

Openbaar vervoer

Hiervoor mag je áltijd 9% BTW aftrekken, dit is uitzonderlijk want dit mag ook als het niet op de bon staat. Voor je eigen gemak kun je een NS Business Card aanvragen. Daar staat alles op gespecificeerd en deze is te gebruiken in elk openbaar vervoer in Nederland. MAAR! Op de NS site staan vaak fijne acties waarmee je echt veel minder geld kwijt bent dan wanneer je met een Business Card reist. En die BTW, die is toch wel aftrekbaar.

Privé auto waar je zakelijk ook mee rijdt

Je mag €0,19 per zakelijk gereden kilometer van je winst aftrekken (bij de inkomstenbelasting) als privé-inbreng, hier reken je geen BTW over. Daarnaast mag je, als je een sluitende kilometeradministratie voert (dus precies bijhoudt hoeveel kilometer je zakelijk rijdt), de BTW aftrekken over de kosten van gebruik en onderhoud van de kilometers die worden gereden voor belaste omzet.

Woon-werk verkeer doet bijvoorbeeld wel mee voor de €0,19 aftrek maar mag niet mee worden genomen bij de BTW-aftrek. 

Gehuurde auto

Ook hierbij geldt; naar rato van zakelijk gebruik (dus hoeveel kilometer je er zakelijk inrijdt) mag de BTW worden afgetrokken. Het is verstandig ook hier een kilometeradministratie van bij te houden. 

Fietsen 

Fiets je regelmatig naar je afspraken? Je mag OOK voor je gefietste €0,19 per zakelijk gereden kilometer aftrekken van je winst. Worden we eindelijk beloond voor sportief zijn!

Fouten maken mag

Het zijn net mensen bij de Belastingdienst. Ook zij maken (regelmatig) fouten. Goed om dus altijd zelf je aanslag nog eens te controleren. Wees ook niet te bang om fouten te maken, je mag namelijk tot €1000,- corrigeren in je volgende aangifte. Zonder aparte correctie, zonder boete. Dat valt best mee toch?

Wel vinden ze het bij de Belastingdienst vervelend als je te laat aangifte doet, laat staan te laat betaald. Dus, zorg er in ieder geval voor dat je altijd voor de laatste van de betreffende maand je aangifte doet en betaald. Beter een foute aangifte dan een te late aangifte.

Onthoud, boekhouding doe je voor jezelf

Terwijl je jouw boekhouding bijwerkt voor de BTW-aangifte, kijk dan ook eens naar je cijfers. Vergelijk de omzet en kosten van dit kwartaal met het vorige en met hetzelfde kwartaal van vorig jaar. Wat deed je anders? wat ging goed, wat kon beter? Laat de cijfers eens echt tot je doordringen. 

Want die boekhouding, die doe je niet voor de Belastingdienst. Je doet de boekhouding voor jezelf. En je kunt er mega veel waardevolle informatie uithalen, het geeft je zicht op je boekhouding en daarmee de financiële vrijheid waar je als ondernemer zo naar verlangt. Bijvoorbeeld:

• je krijgt inzicht in hoeveel je nog bij kunt verdienen
• je weet of je die grote aankoop op korte termijn kunt doen
• je weet of je een investering kunt doen 

Ik ga je niet vertellen wat je moet of mag doen. Maar ik begeleid je wel met alle liefde, plezier en geduld naar financiële vrijheid door meer grip te geven op je cijfers. 

Heel veel succes met de BTW-aangifte, en onthoud: liever fout dan niets aangeven!

Liever maandelijkse begeleiding bij het bijhouden van je administratie & het indienen van de BTW aangifte? Misschien is het membership Follow Your Money wat voor jou!