Mocht je toch vaak gebruik maken van je prive pas, of van zakelijk kasgeld, zet dan meteen duidelijk op de bon waarmee er betaald is: PIN/Kas/Prive. Dan hoef je daar later niet meer over na te denken. Een pen in je handtas is dus ook niet geheel overbodig. Verdwijnen de bonnetjes bij jou ook altijd? Of raak je er zelfs gestrest van omdat je geen goed systeem hebt en je ze vlak voor de BTW-aangifte allemaal bij elkaar moet zoeken? Dit is natuurlijk super vervelend, want het kost je enorm veel tijd en energie. Zeker wanneer je ieder kwartaal (of maand) toch een hoop bonnetjes te verwerken hebt. In dit blogartikel geef ik je graag een paar praktische tips om jouw bonnetjes-administratie te tackelen!

Als ondernemer ben je verplicht om je bonnetjes en inkoopfacturen tot 7 jaar te bewaren. Dit noemen we de bewaarplicht. Dus niet alleen voor jezelf is het fijn om je bonnetjes goed op te bergen, het is ook nog eens verplicht. Deze plicht heeft De Belastingdienst in het leven geroepen zodat zij de boekhouding van ondernemers kunnen controleren. Het is dus belangrijk dat je je bonnetjes goed bewaard, want het kan je een flinke boete opleveren! 

1. Doe de bonnetjes direct in een aparte portemonnee of mapje en betaal alles dat zakelijk is met je zakelijke pinpas. NIET in alle haast in je zak stoppen dus. Zo raak je die bonnetjes niet direct al kwijt doordat je ze ‘ergens in een tas hebt gestopt’ én door de betalingen altijd met je zakelijke pinpas te doen kun je dit direct makkelijk verwerken in je boekhouding. 
   

2. Bewaar ze op een vaste plek, zoals in de genoemde portemonnee of in een envelop of boterhamzakje per maand/kwartaal (ligt eraan hoeveel bonnetjes je hebt). Schrijf op de envelop de maand/het kwartaal en je hebt snel overzicht. In een map is natuurlijk nog overzichtelijker maar kost wat meer werk. Je doet jezelf in ieder geval geen plezier door alles in een schoenendoos te bewaren en het niet overzichtelijk te houden. Zorg dat je dit in je boekhoudroutine verwerkt, zodat je niet alleen rond de BTW-aangifte al je bonnetjes op hoeft te zoeken. 

3. Mocht je toch vaak gebruik maken van je prive pas, of van zakelijk kasgeld, zet dan meteen duidelijk op de bon waarmee er betaald is: PIN/Kas/Prive. Dan hoef je daar later niet meer over na te denken. Een pen in je handtas is dus ook niet geheel overbodig.

4. Gebruik een online boekhoudprogramma zoals Moneybird of Jortt waarbij je de bonnetjes gemakkelijk met een app kan inscannen. Ze zitten dan direct in je boekhouding. Scan ofwel iedere bon direct in ofwel op 1 keer per week op een vast moment in je boekhoudroutine. Ondanks dat je verplicht bent om je bonnetjes en inkoopfacturen te bewaren, gelden er voor bonnetjes met daarop minder dan €100,- versoepelde eisen. Deze mag je na het inscannen gewoon weggooien.

5. Inkoopfacturen moet je natuurlijk ook bewaren. Deze krijgen we, gelukkig, steeds meer digitaal. Toch zie ik deze hier ook regelmatig verdwijnen. Je kan dit voorkomen door een apart mailadres aan te maken voor je facturen, dat gekoppeld is aan je boekhoudprogramma. Door verschillende regels in te stellen in je mailbox zodat de inkoopfacturen direct worden doorgestuurd naar je boekhoudprogramma, kan je hier ver in automatiseren. Mocht je geen boekhoudprogramma gebruiken, maar je boekhouding bijhouden in Excel, dan is het óók slim om een apart mailadres aan te maken. Zo zorg je er in ieder geval voor dat alle binnenkomende inkoopfacturen op één plek binnenkomen. 

Ik weet dat bonnetjes bewaren niet het meest spannende onderdeel van ondernemen is. Maar ik weet ook dat het je enorm veel stress – en tijd! – kan besparen als je hier systematisch mee omgaat. Succes! 

Liever maandelijkse begeleiding bij het bijhouden van je administratie & het indienen van de BTW aangifte? Misschien is het membership Follow Your Money wat voor jou!